04 | Julio | 2024

 

Importancia de la contabilidad en las pymes y mipymes mexicanas

 

 

Llevar las riendas de tu propio negocio o tener al día la contabilidad no siempre es fácil, especialmente para las pymes y mipymes que, en ocasiones, carecen de los recursos, conocimientos o herramientas para lograrlo.

Por eso, en este artículo te explicaremos la importancia de la contabilidad en las pymes, así como algunas herramientas y consejos para gestionar procesos de forma exitosa.

 

 

¿Cómo llevar la contabilidad de las pequeñas empresas?

 

La mejor forma, sin dudar, es con un software contable especializado. Con el desarrollo tecnológico, las empresas de todo tamaño se olvidan de los procesos manuales, empleando sistemas de contabilidad que les permiten gestionar electrónicamente sus operaciones. Así, toda la información financiera y contable se puede ordenar, clasificar y analizar de forma rápida y segura.

Si apenas vas empezando, en Siigo Aspel te tenemos un sistema de contabilidad para pymes que puedes probar gratis, lo único que necesitas es registrarte y comenzar a probar nuestra solución de contabilidad integral.

Nuestro sistema facilita tus tareas, se adapta a tus necesidades y te permite generar cada vez mejores resultados. Además, es uno de los sistemas con mayor acogida entre los emprendedores y contadores en México y Latinoamérica. ¡Más de 1.2 millones de clientes confían en nosotros!

 

 

Adicionalmente, para asegurar una adecuada contabilidad en las pymes, deben:

• Mantener y actualizar los Estados Financieros:

Para asegurar que tu emprendimiento se mantenga competitivo a largo plazo, necesitas tener un panorama claro y completo de la situación económica y patrimonial, a través de los Estados Financieros básicos:

• • Balance General.
  • Estado de Resultados.
  • Estado de Flujo de Caja.
  • Estado de Cambios en el Patrimonio Neto.

Con ellos, puedes tener una buena gestión contable, al mismo tiempo que te proporcionan información útil para la toma de decisiones estratégicas.

• Prestar atención al flujo de caja: 

Esto es vital para las pequeñas y medianas empresas. Dándole un correcto seguimiento a su flujo de caja, prestando atención a sus ingresos y gastos, pueden determinar la liquidez del negocio. Con un flujo positivo, puedes asegurarte de tener el suficiente dinero para afrontar pagos como la nómina o de impuestos. Además, te permite aprovechar oportunidades de inversión.

• Controlar las cuentas por cobrar: 

La gestión de cobranza es una de las actividades que mayores de dolores de cabeza puede traer a las pymes. Es importante dar un correcto seguimiento a todas aquellas cuentas que tienen pagos pendientes, aquí es donde un software de contabilidad ayuda mucho, dado que puedes clasificarlas y tenerlas a la vista más organizadamente para darles el seguimiento adecuado.

• Guardar los comprobantes:

Asegúrate de que toda la documentación del negocio esté en orden, incluyendo las facturas recibidas y emitidas, así como los diversos recibos, notas, etc., para tener una precisión de los movimientos y transacciones. Utiliza un sistema tecnológico que, además de categorizar gastos, sea tu aliada para calcular impuestos y emitir comprobantes que cumplan con todas las disposiciones de la autoridad fiscal.

• Gestionar mejor el inventario:

Una estrategia inteligente de inventarios es clave tanto para mantener el flujo de efectivo y la rentabilidad del negocio, como también para cumplir en tiempos los pedidos de los clientes. Establece un sistema de seguimiento, utiliza métodos de clasificación y aprovecha la tecnología con sistemas de gestión de inventario para optimizar los registros de entradas y salidas.

 

¿Es diferente la contabilidad para pymes y para los emprendimientos?

 

No necesariamente, el tipo de contabilidad que una pyme o emprendimiento debe llevar dependerá del régimen fiscal al que estén inscritas. Por ejemplo, si tienes una pyme como persona moral en RESICO, tu contabilidad podrá ver algunas flexibilidades y facilidades administrativas.

Sin embargo, el Régimen Simplificado de Confianza (RESICO) es el único régimen que muestra una diferencia. Tanto una persona física con actividad empresarial, como una persona moral en el régimen general de ley, se ven sujetos a llevar la contabilidad de acuerdo como lo marquen las disposiciones del Servicio de Administración Tributaria (SAT), el Código de Comercio (CC) y el Código Fiscal de la Federación (CFF).

En ese sentido, el artículo 28 del CFF establece, entre otros documentos, que la contabilidad se integra de:

• Libros, sistemas y registros contables.
• Papeles de trabajo.
• Estados de cuenta.
• Control de inventario y método de valuación.
• Documentación comprobatoria de los asientos respectivos.
• Documentación e información que acredite ingresos y deducciones.

 

 

Pero, fuera de ser una obligación, llevar la contabilidad en las pymes es esencial para obtener datos concretos, precisos y actuales sobre el panorama financiero del negocio. Al mismo tiempo, facilita la planificación, organización y control de las obligaciones tributarias.

 

¿Cuáles son las características de un plan de contabilidad para pymes?

 

La implementación de un adecuado plan de contabilidad en las pymes puede ayudarles a mejorar el control financiero, la toma de decisiones y el cumplimiento de sus obligaciones fiscales. Para facilitarte este proceso, te contamos las características esenciales que debes tomar en cuenta:

 

 

• Simplicidad: emplea términos claros y una estructura simple que te permita identificar rápidamente las cuentas. Con un software de contabilidad intuitivo y el uso de metodologías concisas son claves.
  
  
• Flexible: considera que se pueda adaptar a las necesidades específicas de tu negocio. Toma en cuenta el tamaño de tu empresa, el sector en el que opera, el volumen de transacciones y las obligaciones fiscales a las que estás sujeto.
  
  
• Precisión: la base de un buen plan de contabilidad en las pymes radica en el registro preciso y oportuno de las operaciones financieras. Esto incluye ingresos, gastos, compras, pagos y cualquier otra transacción que impacte en las finanzas de tu empresa.
  
  
• Útil: tu plan de contabilidad debe tener la capacidad y recursos para generar informes financieros que brinden datos valiosos para la toma de decisiones. Algunos documentos que debes poder crear son balances generales, estados de resultados y análisis de ratios financieros.
  
  
• Eficiente: el plan contable debe poder actuar como un sistema de alerta temprana, detectando problemas financieros antes de que sucedan o en sus etapas iniciales, de forma que puedas tomar medidas correctivas oportunamente, evitando que pequeños desequilibrios se conviertan en crisis.

 

Adicionalmente, es necesario que tu contabilidad:

 

• Te permita conocer el equilibrio entre costos y tu rentabilidad.
  
  
• Te facilite la declaración de impuestos.
  
  
• Mantenga tu información digitalizada.
  
  
• Te facilite el cumplimiento de obligaciones fiscales.
  
  
• Te aporte información significativa para la toma de decisiones de expansión.

 

Costos y rentabilidad

La rentabilidad de las pequeñas y medianas empresas está directamente relacionada con sus costos, dado que la primera indica la salud financiera de tu negocio. Por lo tanto, es fundamental conocer los costos, tanto fijos como variables, que tienes, verificando que no superen tus ingresos.

Al llevar la contabilidad periódica, puedes identificar más facilmente gastos innecesarios que estén afectando tu flujo de dinero. De esta forma también puedes planificar estrategias para minimizar costos o para incrementar tus ingresos.

 

Declaración de impuestos y organización de documentos

Como sabemos, la declaración de impuestos es una obligación para todos los contribuyentes de México, empresas o personas. El proceso puede ser complicado y abrumador, pero llevando tu contabilidad al día puedes facilitar el llenado de tu declaración, gracias a que tienes organizados tus comprobantes y das un seguimiento oportuno a tus operaciones.

 

Ten disponible y digitalizada la información

Las pymes y empresas deben llevar su contabilidad electrónica por obligación, como vimos anteriormente, por lo que debes asegurarte de tener disponible todos tus comprobantes fiscales, estados de cuenta y la documentación que respalde ingresos, gasto y deducciones, a la mano y en digital, por ejemplo, en un sistema contable.

 

Cumple con las disposiciones fiscales para apoyar el desarrollo del país

Recuerda que el pago de impuestos sirve para darle al gobierno los recursos para el desarrollo del país. Por lo que es importante cumplir al pie de la letra con las disposiciones fiscales, de acuerdo a lo que estés sujeto en tu régimen fiscal, lo cual se facilita al llevar una contabilidad. Además, cumplir en tiempo y forma te evitará multas que puedan representar una amenaza para la liquidez de tu empresa.

 

Financiación para crecer

Teniendo un buen plan contable que te permita conocer a fondo la salud financiera de tu pyme puedes hacer proyecciones y planificaciones estratégicas para aprovechar opciones de financiamiento que buscan apoyar el crecimiento y sostenibilidad de las micro, pequeñas y medianas empresas.

En México, hay diversos programas que ofrecen opciones de crédito, asistencia técnica, capacitaciones, entre otros beneficios para impulsar la competitividad y la generación de empleos en el país. Algunas opciones son:

• Programa Nacional de Financiamiento al Microempresario (PRONAFIM): otorgado por la Secretaría de Economía, ofrece créditos a microempresas y trabajadores independientes, con tasas de interés subsidiadas por el gobierno.
  
  
• Fondo Nacional de Apoyo para las Empresas en Materia de Desarrollo Económico (FONAFIM): administrado por Nacional Financiera (Nafin), brinda financiamiento a través de intermediarios financieros como bancos y SOFOMEs. Además apoya la inversión en activos fijos, capital de trabajo y adquisición d tecnología.
  
  
• Instituto Nacional del Emprendedor (INADEM): brinda financiamiento, capacitación, asesoría y apoyo a la internacionalización de las mipymes.

 

 

Beneficios de la contabilidad en empresas emergentes

 

Todas las empresas mexicanas, sea que apenas empiecen o lleven años en el mercado, están obligados a llevar su contabilidad electrónica y presentarla de manera periódica. Pero, aunque sea una obligación, también representa numerosas ventajas, sobre todo para aquellas empresas que se formaron recién, pues la contabilidad proporciona una base sólida para tomar decisiones estratégicas, ofreciendo una visión clara y precisa de la situación financiera.

Los emprendedores pueden entender mejor sus ingresos, gastos, activos y pasivos llevando registros detallados de las transacciones financieras. Esta información les permite evaluar el rendimiento de la empresa, identificar áreas de mejora y planear estrategias que promuevan el crecimiento y la sostenibilidad a largo plazo. Sin una contabilidad precisa, las decisiones empresariales se basarían en suposiciones o datos incompletos, lo que puede llevar a errores costosos y una gestión ineficaz.

Ahora, hablando más puntualmente de las ventajas de llevar la contabilidad en las pymes:

 

 

• Toma de decisiones con base en información

Llevar una contabilidad detallada permite a emprendedores tomar decisiones más informadas sobre el rumbo de la empresa. Al contar con un registro financiero preciso y actualizado, los directivos pueden analizar el rendimiento de la empresa y evaluar la viabilidad de nuevas inversiones o expansiones. Por ejemplo, si la contabilidad revela que ciertos productos o servicios generan mayores márgenes de beneficio, se puede decidir enfocar más recursos a esas áreas.

Además, la contabilidad proporciona información crucial sobre el flujo de caja, previniendo problemas de liquidez. Al conocer exactamente cuándo entran y salen fondos, se puede planificar mejor los pagos para evitar problemas de insolvencia. Este conocimiento también facilita la negociación con proveedores y acreedores, ya que se puede demostrar la capacidad de pago y la salud financiera de la empresa.

 

• Cumplimiento legal y fiscal

Al llevar adecuadamente la contabilidad se facilita el cumplimiento fiscal de la contabilidad electrónica, de forma que se eviten multas, sanciones o problemas legales que puedan surgir a raíz de errores o inconsistencias en los reportes fiscales.

El tener un registro preciso, la preparación y presentación de declaraciones fiscales, como la Declaración Anual, se vuelve una tarea mucho más sencilla. Y, en casos de auditoría, la empresa puede proporcionar fácilmente la documentación requerida.

Todo esto no solo reduce el riesgo de sanciones, sino que también permite aprovechar posibles deducciones y beneficios fiscales, optimizando la carga impositiva.

 

• Atracción de inversores y financiamiento

Los inversionistas y entidades financieras requieren transparencia y confianza en los datos financieros antes de comprometer recursos. Tener la contabilidad en las pymes les permite presentar estados financieros claros y auditables, demostrando solvencia y potencial de crecimiento.

Así mismo, tener un registro contable detallado permite crear proyecciones financieras realistas y planificar la estrategia del negocio. Son proyecciones fundamentales durante las negociaciones con inversores y bancos, ya que muestran cómo se espera que los fondos adicionales se usen para generar rendimientos. La confianza en la precisión de la información puede ser un factor decisivo para asegurar financiamiento en condiciones favorables.

 

• Gestión y control interno

La contabilidad es una herramienta clave para la gestión y el control interno de una empresa emergente. La empresa puede monitorear sus gastos y asegurarse de que se mantengan dentro del presupuesto, ayudando a identificar rápidamente cualquier desviación o gasto no autorizado, de forma que se tomen medidas correctivas antes de que se agrave cualquier problema.

Por otro lado, al analizar los datos financieros, se pueden identificar los departamentos o proyectos que están generando mejores resultados y cuáles tienen la necesidad de ajustes. Es un control interno que mejora la eficiencia operativa y asegura que los recursos se usen de manera óptima, contribuyendo al éxito sostenido de la empresa.

 

• Mejora de la planificación y estrategia empresarial

Con información financiera detallada, los emprendedores pueden realizar análisis financieros más completos, como el análisis de costos, márgenes de beneficio y retorno de la inversión. Son cruciales para desarrollar estrategias efectivas y realizar una toma de decisiones que impulsen el crecimiento a largo plazo.

La contabilidad también proporciona una visión clara de las tendencias financieras, permitiendo anticipar cambios en el mercado y adaptar la estrategia empresarial en consecuencia. Por ejemplo, si el registro contable muestra una disminución en las ventas de un producto específica, la empresa puede investigar la causa y ajustar su enfoque de marketing o desarrollo de productos. La capacidad de adaptación basada en datos concretos es vital para la supervivencia y éxito de una empresa emergente en un entorno competitivo.

 

• Facilita la auditoría y evaluación externa

Cuando una empresa está bien organizada financieramente, las auditorías se pueden realizar de manera eficiente y con menos interrupciones en las operaciones diarias. Los auditores pueden acceder fácilmente a los registros necesarios, verificar la exactitud de los datos y emitir informes sin complicaciones.

Una contabilidad transparente y precisa genera confianza entre socios comerciales, clientes y otras partes interesadas, dado que la empresa puede demostrar su integridad financiera para establecer relaciones comerciales sólidas y duraderas. Esto no solo ayuda a construir una reputación positiva en el mercado, sino que también abre puertas a nuevas oportunidades de negocio y colaboración.

 

La contabilidad electrónica para pymes en la actualidad

Al realiza la contabilidad en las pymes de forma manual, pueden surgir problemas con la autoridad fiscal, tanto por no tenerla electrónicamente, como por errores en el registro y en los cálculos. Para evitar esto, existen muchas plataformas y softwares para manejar los procesos contables, asegurando la precisión y el cumplimiento de las disposiciones fiscales.

Un gran ejemplo es Aspel COI, el mejor programa de contabilidad para las pymes, hecho a la medida de las necesidades que enfrentan, simplificando los procesos, facilitando el cumplimiento de las obligaciones fiscales y permitiendo que los esfuerzos invertidos estén enfocados en análisis y estrategias de crecimiento, en lugar de en realizar actividades manuales repetitivas.

 

Problemas en la contabilidad empresarial, ¡qué no te pase!

 

• Desconocer las fechas de cumplimiento

Como siempre decimos, no saber no es una excusa válida para el SAT, dentro de tus obligaciones está el asegurarte de cumplir con tus pagos y declaraciones en tiempo y forma. Presta atención a toda la información que publica la autoridad fiscal y asegúrate de estar al día con tus responsabilidades fiscales.

• No automatizar procesos

Al no automatizar procesos, te verás forzado a invertir más tiempo en realizar actividades que pueden simplificarse con la implementación de herramientas tecnológicas que no solo te garantizan precisión, sino también te ayudan mantener operaciones más eficientes.

• La falta del análisis de datos

Si no se implementa una buena contabilidad, te arriesgas a tomar decisiones basadas en la intuición, lo cual puede resultar en pérdidas. Por eso es sumamente necesario que realices evaluaciones constantes de la salud financiera de tu negocio y su desempeño, de manera que la toma de decisiones sea basada en información relevante, mejorando las probabilidades de crecimiento de tu empresa.

 

 

¿Existen paquetes contables especiales para pymes? Servicios contables

 

Ahora que ya sabes la importancia de la contabilidad en las pymes, debes saber que en el mercado existen un sinfín de opciones de servicios contables, cada una con funciones y módulos específicos. Por eso en Siigo Aspel trabajamos para transformar la vida de empresarios y contadores, desarrollando sistemas que centralicen tus procesos, ofreciéndote una trazabilidad panorámica de tu empresa y procesos.

Manejamos diferentes planes para que encuentres el que mejor se adapta a tus necesidades y presupuesto. Aspel COI, es el sistema de contabilidad integral que te permite gestionar toda tu información contable y automatizar cálculos, conciliaciones, reportes, etc.; además de administrar tus CFDI y mantener tus obligaciones al día, con la seguridadde estar cumplimiendo con las disposiciones vigentes.

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