07 | Diciembre | 2023

Nota de Remisión, ¿qué es y para qué funciona?

¿Ubicas esas notitas que en muchos restaurantes nos entregan con todo lo que el mesero escribió al tomar las órdenes? ¿O las notas de compra que te dan en la papelería? Todos estos ejemplos se tratan de la nota de remisión, un documento que puede cumplir diferentes objetivos dependiendo de qué uso le den en un negocio.

La ventaja de ver un papel en blanco es que abre las posibilidades, sin embargo, se trata de una herramienta sumamente útil para verificar inventarios y logísticas de empresas.

En este artículo te contamos todo lo que necesitas saber de la nota de remisión.

¿Qué es una nota de remisión?

De forma directa, la nota de remisión es un documento mercantil usado como comprobante de compra. Se da en el momento que uno o varios artículos han sido entregados por el vendedor y recibidos por el comprador.

Una de sus principales características es que no tiene un valor tributario, por lo que su uso y función se mantiene para temas de control interno y entre las partes relacionadas en la interacción comercial.

¿Para qué sirve?

A pesar de no tener valor tributario, la nota de remisión cuenta con una gran flexibilidad, ya que puede ser usada en la compra-venta de cualquier producto, desde comida hasta bienes y servicios.

Eso le permite cumplir numerosas funciones diferentes, haciéndola indispensable en una gran variedad de industrias, pero te compartimos las 3 principales:

Verificar inventario

Sirve como una herramienta esencial para verificar el inventario de las empresas. Al recibir productos de su proveedor, el remitente emite la nota de remisión, detallando qué productos se enviaron y cuántos. Una vez recibidos, el destinatario puede comparar la información de la nota de remisión con su propio inventario, asegurando que los artículos que recibió y las cantidades son correctas a lo que pidió.

Así mismo, negocios pequeños suelen hacer una verificación o actualización de su inventario por medio de la autocopia de notas de remisión emitidas en las ventas, dado que permite tener un control preciso de las existencias.

Comprobar la entrega de productos o servicios

La nota de remisión también funciona como evidencia de que los productos han sido entregados al destinatario.

Respaldo en caso de errores

A pesar de no tener el mismo valor que una factura, la nota de remisión es un documento que puede servir a modo de respaldo ante errores que se pudieron haber cometido al momento de una facturación.

En caso de discrepancias, la nota de remisión puede usarse como prueba documentada para corregir y garantizar la precisión de las transacciones, así como de su transparencia.

Diferencias entre nota de remisión y una factura

A pesar de que la factura y la nota tienen varias similitudes y es fácil confundirlas, es importante destacar sus diferencias. Ya establecimos que uno de los principales aspectos que las separan es que la factura sí tiene una validez ante el SAT, mientras que la nota de remisión, no.

Pero aquí te definimos, una a una, las diferencias principales:

Datos que debe incluir

Ahora que vamos conociendo a fondo este documento multifuncional, es importante saber los datos que no pueden faltar cuando realices la remisión de productos.

La nota de remisión está compuesta por:

Datos de la empresa:

• Nombre o razón social.
• Dirección de domicilio fiscal.
• Teléfono.
• Correo electrónico.
• Fecha: la fecha de la compra, normalmente siendo día, mes y año.
• Folio: el número identificador de la nota de remisión emitida para encontrarla fácilmente en un futuro.

Datos del cliente:

• Nombre o razón social.
• Dirección.
• Descripción de productos: se especifica el nombre del producto y la cantidad. Algunas pueden incluir el precio del producto unitario, pero no es necesario dado que el objetivo de la nota de remisión es dar constancia de la entrega, no tanto del valor comercial.
• Total de compra: se desglosa como subtotal, antes de impuestos o costos adicionales; IVA, en caso de aplicar; total, el monto neto ya con los impuestos y cargos extra.
• Firma y nombre del cliente: viene siendo la firma de conformidad con la cual el cliente valida que el pedido ha llegado según lo acordado.
• Firma y nombre de quien entrega: constata quién se encargó de la entrega de productos para control interno de la empresa.

Ejemplo

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Las notas de remisión son un recurso valioso para llevar un control rápido y eficiente de las transacciones diarias, pero no reemplazan las facturas electrónicas que son un requisito de las autoridades fiscales. Por lo tanto, si tu negocio está creciendo, es probable que las notas ya no sean suficiente para gestionar todas tus transacciones. 

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