9 | Mayo | 2023

Actualizado: 10 | Julio | 2024

 

Contabilidad en la gastronomía: simplifica la contabilidad de tu restaurante o gastrobar

 

En ocasiones, la contabilidad en la gastronomía puede ser pasada por alto, pero la gestión eficiente es crucial para separar establecimientos exitosos de aquellos que luchan por mantenerse a flote.

Llevar la contabilidad es más que una obligación, es una herramienta para el crecimiento y sostenibilidad del negocio. Te permite tomar decisiones informadas, controlar gastos, optimizar precios y aumentar tu rentabilidad; sin un seguimiento, tu establecimiento se puede enfrentar a dificultades financieras.

En este artículo abordaremos los más aspectos más importantes relacionados con la contabilidad en los restaurantes, así como el impacto de implementar un software de contabilidad para potenciar las actividades.

 

 

¿Qué es la contabilidad gastronómica?

 

Es un uso que se le da a la contabilidad, enfocándose en las necesidades específicas de negocios en el sector de alimentos y bebidas. Abarca el registro, análisis e interpretación de transacciones financieras relacionadas con las operaciones de un establecimiento gastronómico.

Tiene en cuenta aspectos únicos del sector como:

 

• Control de inventario de alimentos y bebidas.
  
  
• Cálculo de costos de ingredientes y recetas.
  
  
• Gestión de propinas y repartición entre el personal.
  
  
• Análisis de rentabilidad por plato o menú.

 

Toda la información registrada sirve para tomar decisiones sobre la estrategia general de los restaurantes.

 

Objetivos de un negocio gastronómico

Más allá de ofrecer comida, como emprendedor, debes definir objetivos por los que decides invertir en la creación de un negocio de alimentos y bebidas. Algunos objetivos estratégicos generales son:

 

1. Rentabilidad: generar ingresos suficientes para cubrir costos y obtener beneficios.
   
   
2. Satisfacción del cliente: ofrecer experiencias culinarias que fomenten la lealtad y las recomendaciones.
   
   
3. Eficiencia operativa: optimizar procesos para reducir costos y mejorar la calidad del servicio.

 

¿Cómo se lleva la contabilidad de un restaurante?

 

En el sector de la gastronomía, la contabilidad debe tener en cuenta las diferentes áreas del negocio, desde meseros, venta y cocina, hasta el área de recursos humanos y administrativo.

A través de un software para restaurantes, se perfecciona la contabilidad de las empresas restauranteras. Un paso a paso básico es:

• Registro diario de transacciones: documentar ventas, compras, gastos y otros movimientos financieros.
  
  
• Control de inventario: realizar conteos regulares de existencias y registro de entradas y salidas de productos.
  
  
• Gestión de nómina: cálculo y registro de salarios, propinas, retención de impuestos y beneficios de los empleados.
  
  
• Conciliación bancaria: comparar el registro contable con los estados de cuenta bancarios.
  
  
• Análisis de costos: calcular los costos de platos y bebidas, incluyendo ingredientes, mano de obra y gastos generales.
  
  
• Preparación de informes financieros: generar estado de resultados, balances y flujos de caja periódicamente.
  
  
• Presupuestación y proyecciones: desarrollar presupuestos y pronósticos financieros para guiar la toma de decisiones.

 

Esto no solo garantiza el crecimiento sostenido del establecimiento, sino también el cumplimiento de las obligaciones fiscales relacionadas.

 

¿Qué tipo de contabilidad lleva un restaurante?

Los restaurantes combinan diferentes tipos de contabilidad, la integración efectiva proporciona una visión completa y precisa del estado financiero del negocio. Algunos ejemplos son:

 

 

Contabilidad financiera

Se centra en registrar, clasificar y resumir todas las transacciones financieras del negocio. Sus principales características incluyen:

• Registro de ingresos por ventas de alimentos y bebidas, así como servicios adicionales.
  
  
• Documentación de los gastos, incluyendo compras de alimentos, suministros, servicios públicos y alquileres.
  
  
• Preparación de estados financieros.
  
  
• Seguimiento de activos y pasivos.
  
  
• Proporción de información financiera a stakeholders externos como bancos, inversionistas o autoridades fiscales.
  
  

Contabilidad de costos

Es crucial para mantener la rentabilidad de los restaurantes. Implica:

• Cálculo detallado de los costos de cada platillo, incluyendo ingredientes, mano de obra directa y costos indirectos.
  
  
• Análisis de rentabilidad del menú o platillos individuales.
  
  
• Implementación de sistemas de costeo como por órdenes de trabajo para eventos especiales o costeo por procesos para operaciones regulares.
  
  
• Identificación de ineficiencias y áreas de posible reducción de costos.
  
  
• Establecimiento de precios de venta, basados en costos y en el margen de beneficio deseado.
  
  
• Monitoreo de variaciones entre presupuestado y real.

 

Contabilidad de inventarios

La gestión eficiente del inventario es vital debido a la naturaleza perecedera de muchos insumos. Incluye:

• Registro preciso de todas las entradas y salidas de materia prima.
  
  
• Valoración del recuento con métodos estrategicos, como FIFO (primero en entrar, primero en salir) o costo promedio ponderado.
  
  
• Conteos físicos para reconciliar con los registros contables.
  
  
• Cálculo y análisis de métricas como la rotación y los días de inventario en mano.
  
  
• Gestión de la caducidad y el desperidico de alimentos.
  
  
• Implementación de sistemas de control para prevenir el robo y uso indebido.

 

Contabilidad de Punto de Venta (POS)

Un sistema POS es fundamental para llevar una contabilidad precisa en tiempo real. Es un área que incluye:

• Registro de las ventas, incluyendo desglose por categorías (alimentos, bebidas, etc.).
  
  
• Integración con sistemas de inventario para actualizar automáticamente las existencias.
  
  
• Seguimiento de métodos de pago (efectivo, tarjeta, etc.).
  
  
• Gestión de descuentos, promociones y programas de fidelidad.
  
  
• Generación de informes de ventas detallados por periodo, categoría o empleados.

 

Contabilidad de nómina

La nómina en los restaurantes puede ser compleja debido a los horarios variables y las propinas, pero, en general, implica:

• Cálculo preciso de las horas trabajadas, incluyendo horas extra.
  
  
• Gestión de tasas de pago.
  
  
• Cálculo y distribución de propinas.
  
  
• Retención y pago de impuestos y aportaciones al seguro social.
  
  
• Gestión de beneficios como seguro de salud o planes de jubilación.
  
  
• Repartición de nómina a los empleados.

 

Contabilidad fiscal

Es crucial para asegurar el cumplimiento de las obligaciones fiscales.

• Seguimiento de las transacciones con implicaciones fiscales.
  
  
• Cálculo y pago de impuestos sobre las ventas o IVA.
  
  
• Preparación y presentación de declaraciones.
  
  
• Gestión de deducciones fiscales.
  
  
• Planificación fiscal para minimizar la carga tributaria.

 

¿Qué diferencias podrían haber entre la contabilidad para un restaurante de un bar?

 

 

Te presentamos algunas diferencias generales entre la contabilidad de restaurantes y bares. Sin embargo, cada operación depende mucho de los casos específicos. Por ejemplo, un restaurante puede ofrecer en su menú bebidas alcohólicas, sujetándose al Impuesto Especial de Producción y Servicios (IEPS) correspondiente.

 

5 factores claves sobre la importancia de la contabilidad en la gastronomía

 

• Control de ingresos y gastos:

Con la contabilidad se da seguimiento a entradas y salidas de dinero, ayudando a dueños y gerentes identificar las fuentes de ingresos más importante de la empresa, así como los platillos más vendidos o las horas pico. Además, facilita la detección de gastos innecesarios o excesivos, creando una base sólida para presupuestos y proyecciones financieras.

 

• Análisis de rentabilidad:

Permite tener el conocimiento de los productos más y menos rentables del menú, calculando el margen de beneficio de cada plato o bebida. Es información invaluable para la toma de decisiones sobre precios o promociones y ofertas especiales. En última instancia, como dueño, te puede ayudar a determinar el punto de equilibrio de tu negocio, un aspecto crucial para la planificación financiera.

 

• Visibilidad de los costos operativos:

La aplicación de la contabilidad ofrece una visión clara de los gastos en la empresa para identificar áreas donde se puedan reducir los costos, sin afectar la calidad del servicio o producto. Adicionalmente, ayuda a gestionar el inventario, reduciendo el desperdicio y optimizando compras.

 

• Detección de desvíos:

Funciona para identificar discrepancias entre ventas registradas y el dinero recibido, así como pérdidas de inventario inusuales que signifique robo o desperdicio. Además, facilita la detección de errores en la facturación o en el ingreso de datos para hacer correcciones.

 

• Indicadores financieros:

La contabilidad genera indicadores financieros para evaluar la salud del negocio, incluyendo métricas de beneficios, inventario, costos, y otro tipo de información para análisis de eficiencia operativa. Toda esta información fundamental para tomas de decisiones estratégicas y planificación a largo plazo.

 

Función del área de finanzas en un restaurante o gastrobar

 

La principal función del área de finanzas es gestionar eficientemente los recursos financieros del establecimiento. Sus tareas abarcan:

• Gestión del presupuesto y el control de gastos.
  
  
• Análisis de costos y fijación de precios.
  
  
• Manejo del flujo de caja.
  
  
• Elaboración de informes financieros.
  
  
• Planificación fiscal.

 

Cada una enfocada en una optimización de las posibilidades financieras del negocio, lo que es crucial para el éxito y sostenibilidad del negocio. El área de finanzas es responsable de mantener un control riguroso sobre todos los aspectos financieros.

En esencia, actúa como el guardian financiero del negocio, proporcionando la información y el análisis necesarios para guiar las decisiones estratégicas y operativas. En el corazón de esta área se encuentra el contador, quien va más allá de registrar números y pasa a ser un asesor estratégico.

La experiencia y conocimiento del contador son cruciales para interpretar los datos y transformarlos en información accionable para dueños, socios y otras partes interesadas. Tener un contador competente que, además, complemente sus labores con un software de contabilidad, puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso.

Su capacidad impulsada por las herramientas adecuadas, le dan la posibilidad de proporcionar una visión clara y precisa de la salud financiera del negocio, previniendo los desafíos y aprovechando las oportunidades financieras.

 

 

Plan de cuentas contables de un restaurante

Sirve para organizar y registrar las transacciones financieras del negocio. Típicamente se estructura en categorías que incluyen activos, pasivos, ingresos y gastos.

• Activos: cuentas como efectivo en caja, cuentas bancarias, inventario de alimentos y bebidas, equipamiento de cocina y comedor.
  
  
• Pasivos: abarcan cuentas como proveedores por pagar, préstamos bancarios e impuestos por pagar.
  
  
• Ingresos: se centran principalmente en las ventas de comida y bebidas, posiblemente desglosadas por categorías (ejemplo, platos principales, postres, bebidas alcohólicas).
  
  
• Gastos: son cuentas que incluyen costos de alimentos, suministros de cocina, pagos a personal, alquiler, servicio público, etc. El plan de cuentas debe ser lo suficientemente flexible para adaptarse a los requisitos específicas del establecimiento, permitiendo un análisis detallado de la rentabilidad por áreas o productos.

 

¿Qué son los asientos contables en un restaurante?

Tal como en la contabilidad general, los asientos son los registros detallados de las transacciones financieras que ocurren en el negocio. Son fundamentales para mantener un control preciso de las finanzas y cumplir con los requisitos legales y fiscales.

Cada asiento contable representa un movimiento de dinero y debe registrarse en las cuentas correspondientes del plan contable. En un negocio restaurantero, los asientos más comunes incluyen el registro diario de ventas y la compra de insumos o materias primas.

La precisión en los asientos es esencial para generar informes financieros confiables, calcular correctamente los impuestos y tomar decisiones empresariales informadas. Muchos negocios utilizan un sistema contable especializado para facilitar el registro y análisis de los asientos para una gestión financiera más eficiente.

 

¿Qué es un sistema contable y administrativo para restaurantes?

 

Se trata de una herramienta digital con funciones para gestionar eficientemente la operación financiera y administrativa de negocios restauranteros. La implementación de un software para restaurantes es indispensable para centralizar los procesos, mantener la precisión contable y optimizar recursos.

Los cuadernos de ingresos y gastos son una herramienta simple, pero efectiva, para llevar un registro básico de las finanzas de negocios pequeños o en etapas iniciales. Sin embargo, a medida que la empresa crece, es aconsejable migrar hacia un sistema más sofisticado, con un nivel de detalle más avanzado y automatización.

 

¿Por qué necesitas un sistema contable para tu restaurante o gastrobar?

Llevar un registro detallado de cada transacción y operación puede ser abrumador, sobre todo si es un proceso que realizas manualmente, puesto que es propenso a tener errores que conlleven a multas o pérdidas financieras.

Un software para restaurantes de contabilidad te ayudará a simplificar los procesos, manteniendo un mejor control de las finanzas en tu negocio. Olvídate de las horas de trabajo gracias a la automatización de conciliaciones, actualizaciones de inventario, facturación, entre otros.

Además, con un software de contabilidad puedes generar informes financieros detallados en cuestión de minutos para hacer tus decisiones estratégicas.

 

¿Qué características debe tener un software de contabilidad para restaurantes?

Al elegir un software para restaurantes, debes considerar ciertas características para asegurar su utilidad:

 

1. Intuitivo: debe ser fácil de usar y aprender, incluso si no tienes experiencia, debes poder usarlo sin mayor complicaciones. También ayuda que su interfaz sea amigable y clara, para que puedas navegar en él sin revolverte.
   
   
2. Soporte técnico: es importante asegurarte de que el proveedor ofrezca un buen soporte de clientes por si te surgen dudas, problemas o si necesitas algún tipo de tutorial.
   
   
3. Actualizado: asegúrate de que sea un software que esté al día, y se mantenga así, de las disposiciones fiscales en cuanto a facturación electrónica, impuestos, etc.
   
   
4. Integración: manejar tu contabilidad desde un software que fácilmente se pueda integrar con otros sistemas es una gran ventaja que te facilitará la omisión de errores y mantener todos los registros al día. Por ejemplo, que se integre con sistemas POS o administrativos.
   
   
5. Funciones: un poco obvio, pero es importante que el software que escojas cuente con las funciones específicas que necesitas para ver los beneficios que implica agregarlo como herramienta. Para esto, necesitas saber las necesidades que deseas cubrir con su implementación.

 

 

¿Cómo funciona un programa de contabilidad para restaurantes?

Son una solución conveniente para simplificar los procesos administrativos y facilitar el cumplimiento de sus obligaciones fiscales gracias a que:

 

• Recopilan y procesan los datos: gracias a que registra y organiza los datos financieros, puedes tener a la mano información de tus ventas, compras, gastos e inventario. Con esta data, el software puede procesar la recopilación y generar informes financieros de gastos, ventas, inventario y los estados financieros para tener una visión general de la salud financiera de tu negocio.
  
  
• Generan reportes detallados para el análisis y la toma de decisiones: la información generada sirve para que puedas analizar el rendimiento del negocio, controlar tus gastos y realizar una planificación más estratégica para el crecimiento.

 

Por otro lado, algunas funciones comunes en las que puedes enfocarte al buscar un sistema contable son:

 

 

• Facturar electrónicamente y emitir recibos: permite crear y enviar facturas electrónicas con sus impuestos aplicables.
  
  
• Gestión de compras: crea y registra órdenes de compra a proveedores, facilitando el seguimiento del estado de las órdenes.
  
  
• Control de gastos: ofrece la posibilidad de registrar y clasificar los tipos de gastos en el negocio, generando reportes detallados para facilitar la identificación de áreas donde se pueden reducir los costos.
  
  
• Reportes financieros: permite generar una amplia variedad de reportes financieros, como estado de resultados, balance general, estado de flujo de efectivo y análisis de rentabilidad, brindando una vista panorámica de la situación financiera.
  
  
• Protocolos de seguridad: integra medidas de seguridad para proteger los datos financieros y realiza copias de seguridad automáticas, así como la configuración para restringir accesos a usuarios no autorizados.

 

Los 6 mejores software para restaurantes y bares en la actualidad

 

1. SoftRestaurant: un software para gestionar y controlar la operación de tu negocio, generando análisis de ventas, controlando los inventarios y consultando las ventas realizadas.
   
   
2. Loggro RestoBar: un sistema POS en la Nube para gestionar el menú, aplicaciones de delivery y pedidos en mesa.
   
   
3. Poster: software Punto de Venta para hacer conteo de inventarios y análisis financieros.
   
   
4. MarketMan: un programa para realizar la gestión del inventario y de los costos.
   
   
5. MyRestaurant: Punto de venta para restaurantes que facilita la generación de reportes de venta.
   
   
6. Aspel COI: un software de contabilidad integral con funciones clave para llevar el registro contable de tu negocio. Tiene la facilidad de integrarse con SAE (administración), NOI (nómina) y CAJA (ventas) para tener un ecosistema completo y llevar todo lo que necesitas de forma centralizada. Con Aspel COI puedes:

• • Gestionar tus CFDI.
    
    
  • Emitir reportes y pólizas dinámicas.
    
    
  • Automatizar el cálculo de impuestos y las conciliaciones.
    
    
  • Generar reportes financieros.
    
    
  • Validar RFC de la lista negra del SAT.
    
    
  • Cumplir con tus obligaciones fiscales.
    
    
  • Convertirlo en un sistema de contabilidad para restaurantes y bares en la Nube integrándolo con Siigo Nube Gestión, para llevar un seguimiento de todas las transacciones y movimientos en tiempo real.

 

¿Cómo elegir el mejor software de contabilidad para tu restaurante en México?

 

1. Define tus necesidades: identifica las funciones contables que te hacen falta optimizar o si necesitas integración con otros sistemas. También considera tu presupuesto y su facilidad de uso.
   
   
2. Investiga las opciones disponibles: compara las opciones, enfrentando precios, funciones y consulta reseñas. De ser posible, solicita demostraciones gratuitas.
   
   
3. Elige e implementa: una vez que escogas el que mejor se adapte a tus necesidades, impleméntalo y dale un seguimiento para asegurar que se está aprovechando al máximo.

 

Recuerda tomar en cuenta las características básicas que mencionamos anteriormente para darte una mejor claridad de cómo elegir el software indicado para ti.

 

¿Existe un software contable para restaurantes gratis para probar?

¡Sí! En Siigo Aspel queremos asegurarnos de que nuestras soluciones transformen tu forma de trabajar, por eso te ofrecemos una prueba gratis de Aspel COI por 30 días, nuestro sistema de contabilidad integral.

Así, podrás conocer mejor su interfaz, funciones y demás para descubrir de primera mano la forma en que puede simplificarte los procesos contables de tu negocio.

 

Beneficios de implementar la contabilidad en un negocio gastronómico

 

La implementación de llevar una contabilidad robusta conlleva más que solo la facilidad de cumplir con las obligaciones fiscales, se convierte en una herramienta estratégica para impulsar el crecimiento del negocio, optimizar las operaciones y asegurar la salud financiera a largo plazo.

 

 

1. Control de inventario: permite un seguimiento preciso de los suministros para prevenir el desperdicio y optimizar las compras.
   
   
2. Capacitación de personal: proporciona datos sobre el desempeño financiero del negocio, dándote herramientas para capacitar a tu personal sobre la eficiencia y el control de costos.
   
   
3. Conciliaciones bancarias: cruciales para detectar discrepancias, prevenir fraudes y mantener un registro preciso del flujo de efectivo.
   
   
4. Control de costos: una contabilidad detallada permite analizar los costos de cada plato, tanto directos como indirectos, lo cual sirve para establecer precios que garanticen la rentabilidad sin sacrificar la competitividad.
   
   
5. Crecimiento financiero: la contabilidad ofrece un orden y transparencia de las finanzas, esencial para acceder a financiamientos o atraer inversores.
   
   
6. Seguridad financiera: proporciona una visión clara de la salud financiera para identificar tendencias, anticipar problemas y tomar medidas correctivas oportunas. Todo esto garantiza la estabilidad y capacidad de resistir fluctuaciones económicas.
   
   
7. Cumplimiento fiscal: además de que llevar la contabilidad es una obligación por sí misma, también facilita el cumplimiento de otras obligaciones, como la Declaración Anual, evitando multas y dándote oportunidad de aprovechar deducciones y beneficios fiscales disponibles.
   
   
8. Alineación de objetivos: la contabilidad puede fungir como una herramienta para medir el progreso hacia objetivos estratégicos.

 

¿Cómo afecta una mala gestión contable a un negocio gastronómico?

 

Una mala gestión contable puede tener un impacto negativo en varios aspectos de la empresa restaurantera, desde las operaciones diarias hasta la viabilidad a largo plazo. La falta de precisión en los registros financieros conduce a decisiones erróneas y una incapacidad para controlar eficazmente los costos, resultando en problemas de flujo de efectivo, precios inadecuados y una pérdida de rentabilidad gradual.

Además, la contabilidad deficiente aumenta el riesgo del incumplimiento fiscal y legal. Los errores en las declaraciones pueden conllevar multas y auditorías, mientras que la falta de control puede crear un ambiente propicio a fraude interno. Son situaciones que drenan los recursos financieros del negocio y pueden dañar la reputación de la empresa, así como sus relaciones con proveedores y empleados.

 

 

Por último, la mala gestión obstaculiza oportunidades de crecimiento y estabilidad financiera. Sin estados financieros confiables, se vuelve extremadamente difícil obtener financiamientos para expansiones o mejoras, ya que se necesita información precisa para evaluar la salud financiera. Igualmente, la falta de métricas claras imposibilita evaluar objetivamente el desempeño del restaurante o identificar las áreas de mejora, limitando la capacidad para adaptarse y prosperar en el mercado.

Evita que estos problemas lleguen a tu restaurante, bar o cafetería, implementando Aspel COI para asegurar un buen manejo de tu contabilidad.