17 | Abril | 2024

Actualizado: 11 | Abril | 2025

 

Calcula el pago de PTU de manera efectiva

 

En México, el reparto de utilidades o PTU, es un aspecto esencial en la relación laboral entre empleados y empresas. La Participación de los Trabajadores en las Utilidades (PTU) es un derecho establecido por la Ley Federal del Trabajo, garantizando que los empleados reciban una parte justa de las utilidades de las empresas a las que prestan sus servicios.

El cálculo de PTU debe hacerse de manera precisa, tomando en cuenta el salario diario promedio y el tiempo trabajado de cada empleado. Además, es fundamental cumplir con los plazos establecidos para cumplir con esta prestación y mantener un registro detallado de los cálculos.

En este artículo veremos los puntos más importantes del reparto de utilidades para que asegures el cumplimiento de tus obligaciones como patrón y fortalezcas la relación con tus trabajadores.

 

 

¿Qué es el PTU y quiénes tienen la obligación de pagarlo?

 

Como mencionamos, la Participación de los Trabajadores en las Utilidades (PTU) es un derecho laboral que establece la Ley Federal del Trabajo, donde los empleados reciben una parte de la ganancias de la empresa para la que trabajan.

Para definir quiénes o qué empresas tienen la obligación de pagar las utilidades a los empleados, la LFT establece que las empresas que hayan obtenido una utilidad mínima de 300 mil pesos en el ejercicio fiscal, son las que están obligadas a realizar el reparto de utilidades, teniendo como fecha límite el 30 de mayo.

Además, el Servicio de Administración Tributaria señala que personas físicas con actividades empresariales que tengan empleados bajo su mando, también deben pagar utilidades, siendo su plazo máximo hasta el 29 de junio.

Reiterando, el PTU es un derecho a recibir de los trabajadores, no un beneficio otorgado por el empleador, por lo que no puede ser sustituido por otros pagos o prestaciones.

Conoce a fondo cómo funciona el reparto de utilidades y aspectos legales importantes

 

¿Cómo se hace el cálculo de PTU?

 

Para calcular las utilidades a repartir, la empresa necesita determinar las utilidades fiscales, mismas que se definen al presentar la Declaración Anual. Teniendo el total de utilidades, se destina el 10% para la PTU, como vemos a continuación:

 

Cálculo de utilidades para PTU

 

Teniendo el monto para nuestro reparto, debemos dividirlo en dos partes iguales para:

 

• Hacer un primer cálculo de utilidad por días laborados.
  
  
• Hacer un segundo cálculo de PTU por ingresos.
  
  
• Sumar ambos resultados para obtener el monto de PTU que recibirá el trabajador.

 

 

Entonces, veamos un ejemplo práctico del cálculo de PTU:

Supongamos que el 10% destinado al PTU de una empresa es de $45,300.00, monto que dividimos en dos partes iguales: $22,650.00 y $22,650.00 para hacer los cálculos correspondientes.

 

• Cálculo de PTU por días laborados

En nuestra empresa, hay 3 empleados. Primero debemos sumar el total de días trabajados por todos los empleados:

• • Trabajador 1: 365 días.
    
    
  • Trabajador 2: 312.85 días.
    
    
  • Trabajador 3: 195.53 días.
    
    
    • Total de días entre todos: 873.38.

 

Ahora, el factor de días se saca dividiendo el monto de utilidad entre el total de días:

22,650.00 / 873.38 = 25.93

Teniendo el factor de días (25.93), solo nos queda multiplicarlo por los días trabajados individualmente, de la siguiente forma:

 

 

Así, obtenemos los montos de utilidad que le corresponde a cada empleado por días trabajados.

 

• Cálculo de PTU por ingresos

Para nuestro segundo cálculo, debemos conocer el total de ingresos anuales por todos los trabajadores. Consideremos los siguientes ingresos anuales de cada uno:

• • Trabajador 1: $80,520.00
    
    
  • Trabajador 2: $78,428.64
    
    
  • Trabajador 3: $60,128.64
    
    
    • Total de ingresos anuales entre todos: $219,077.28

 

Con el ingreso total anual, nuestro cálculo conlleva:

 

1. Multiplicar el ingreso anual individual por la mitad de utilidad correspondiente ($22,650.00).
   
   
2. El resultado, lo dividimos entre el ingreso anual total.

 

Como vemos a continuación:

 

 

De esta forma, para tener la PTU por cada trabajador, sumamos sus utilidades de ambos cálculos:

 

• Trabajador 1: $9,464.45 (utilidades por días trabajadores) + $8,324.82 (utilidades por salario) = $17,789.27
  
  
• Trabajador 2: $8,112.20 (utilidades por días trabajadores) + $8,108.59 (utilidades por salario) = $16,220.79
  
  
• Trabajador 3: $5,070.09 (utilidades por días trabajadores) + $6,216.59 (utilidades por salario) = $11,286.68

 

Cálculo de PTU con Aspel NOI

 

El sistema de nómina NOI te permite realizar cada paso del cálculo de PTU en cuestión de segundos y de manera automatizada, ahorrándote tiempo y disminuyendo la probabilidad de cometer errores.

Con Aspel NOI tendrás la certeza de que tu cálculo será preciso. Para lograrlo, primero es necesario que configures los parámetros de la nómina en tu sistema.

 

1. Crea una nómina para el reparto de PTU con la fecha correspondiente. En la opción de "Archivos", del menú superior, dirígete a “Administrador de periodos”.

 

 

2. Crea un nuevo periodo, aplicando la fecha en la que se hará el pago de PTU.

 

 

3. Luego, dirígete a la opción de “Nómina”, en el menú superior, y abre “Parámetros de la nómina”. En la pestaña de Generales, habilita la casilla de “Nómina especial”.

 

4. Verifica las configuraciones fiscales relacionadas al ISR en “Parámetros del sistema”. Para mayor detalle, visita nuestro paso a paso.

 

Teniendo la configuración lista, tu sistema NOI está listo para realizar el cálculo de PTU, solo necesitarás:

 

1. Dirigirte a la opción de “Procesos de nómina”, en el menú superior.
   
   
2. Selecciona la opción de “Cálculo de PTU”.

 

¡Y listo!, el software realizará el cálculo de forma automatizada. ¿Ves qué fácil?

 

Factores a considerar en el cálculo del PTU

 

Existen algunos puntos importantes a considerar para el cálculo de la participación de los trabajadores:

 

• Los salarios deben estar correctamente registrados y respaldados con los CFDI de nómina.

 

• Se debe considerar todos los aspectos referentes al tiempo de trabajo de cada uno de los empleados, tomando en cuenta ausencias justificadas e injustificadas.

 

• Los bonos y comisiones deben ser separados del salario base y no incluirlos en el cálculo del PTU.

 

• El monto de utilidades tiene como límite 3 meses del salario del trabajador o el promedio de la participación recibida en los últimos tres años.

 

• Los directores, administradores y gerentes generales no son considerados en el reparto de utilidades.

 

¿El PTU es gravable para ISR?

Otro tema que se debe tener presente es si el monto que se recibe de utilidades es gravable para el Impuesto Sobre la Renta.

La respuesta corta es sí, el PTU es gravable para el ISR, pero tiene una exención de hasta 15 veces la Unidad de Medida y Actualización (UMA) en el año de pago de utilidades. Es decir, si el monto que recibe el colaborador es igual o menor a 15 UMAs, no paga ISR por el concepto de utilidades.

Por otro lado, si el monto es mayor a las 15 UMAs, solo la cantidad excedente es gravada con el ISR. En este caso, el CFDI debe desglosar el monto que corresponde a lo gravado, así como lo exento. Para lo cual, se deben usar los atributos de "ImporteGravado" e "ImporteExento" en el nodo de Percepción.

Descubre cómo dimisnuir el PTU de tu ISR

 

Multas por no pagar el PTU

El artículo 994 de la Ley Federal del Trabajo establece que el patrón que incumpla con la obligación de pagar el PTU, estará sujeto a una multa de 250 a 5,000 Unidades de Medida y Actualización (UMA).

Recordemos que el valor del UMA cambia de manera anual, para 2025 su valor diario es de $113.14, el mensual de $3,439.46 y el anual $41,273.52.

 

Emisión del CFDI 

El pago del PTU se realiza por medio de una nómina extraordinaria, por lo cual es importante reflejarlo correctamente en el CFDI correspondiente al pago de PTU. La prestación debe ingresarse siguiendo el catálogo de claves del CFDI de nómina para evitar inconsistencias en el timbrado de PTU.

Toma en cuenta que, al emitir el CFDI de PTU se debe definir de la siguiente forma:

• Tipo de nómina: Extraordinaria, incluir en nómina ordinaria.
  
  
• Tipo de percepción: 003 - PTU.

Asegúrate de ingresar la clave correspondiente a PTU (003), puesto que es común equivocarse y usar:

• 001 (Sueldos, Salarios Rayas y Jornales).
• 002 (Aguinaldo).
• 038 (Otros ingresos por salarios).

 

Consejos para optimizar el cálculo del PTU

 

Mantén registros precisos y actualizados:

Asegúrate de llevar tu contabilidad de forma detallada, tomando en cuenta todos los movimientos relacionados con la nómina, como salarios, bonificaciones y cualquier otro beneficio que se otorgue a los colaboradores. Tener un sistema contable sólido, preciso y actualizado facilita el cálculo efectivo del PTU.

 

Cumple las disposiciones legales:

Revisa las disposiciones legales relacionadas con el cálculo del PTU, establecidas en la Ley Federal del Trabajo y en su reglamento para garantizar el cumplimiento de conformidad con lo que se pide.

 

Invierte en herramientas tecnológicas:

La implementación de softwares especializados, como Aspel NOI, simplifica y agiliza el proceso de cálculo. Por ejemplo, Aspel NOI es un sistema diseñado específicamente para el manejo de la nómina, asegurando el cumplimiento de las obligaciones y garantizando la precisión en los cálculos.

 

Busca asesoramiento profesional, de ser necesario:

Si tienes dificultades para calcular el PTU de forma precisa o necesitas orientación en alguna situación específica compleja, busca asesoramiento profesional. Un contador con experiencia en temas laborales y fiscales te puede brindar asistencia experta para garantizar el cumplimiento normativo y la eficiencia en el cálculo del PTU.

 

Realiza el cálculo y pago de PTU con Aspel NOI

 

¡Tan fácil como configurar tu nómina dentro de Aspel NOI y dar un clic! Nuestro sistema de nómina se encarga de realizar todos los cálculos necesarios, incluyendo los relacionados para cuando el monto de utilidad de un trabajador supera el límite establecido.

Descubre todas las funcionalidades que tiene Aspel NOI para facilitar y automatizar el manejo de tu nómina registrándote a una prueba gratuita de 30 días.