5 |Octubre | 2022

Actualizado: 10 | Abril | 2025

 

¿Qué es un Punto de Venta?: definición, funcionamiento y tipos

 

El sistema Punto de Venta o POS, por sus siglas en inglés, es un software que lleva a cabo las transacciones de compra y venta de un negocio, procesa los pagos y registra la información de forma sencilla.

Puede tratarse de una caja registradora, o un sistema digital más avanzado que gestiona ventas, inventarios y pagos en línea. Anteriormente, el punto de venta se conocía como el espacio destinado al cobro en un comercio físico.

Con la evolución tecnológica, el concepto se ha ampliado, refiriéndose al software complementado con el lector de tarjetas, impresora de tickets, monitor, escáner de código de barras, entre otros.

Cada vez son más los negocios que optan por migrar a soluciones automatizadas que integren un sistema Punto de Venta (POS) para optimizar su administración y mejorar la experiencia del cliente. En este artículo ahondaremos sobre estos softwares, los tipos que hay y los negocios propensos a necesitarlos.

 

 

¿Cómo funciona un Punto de Venta?

 

Un programa para Punto de Venta opera como una herramienta tecnológica que centraliza y automatiza las transacciones de venta en un negocio. Su funcionamiento se basa en la interacción entre el hardware y el software para Punto de Venta, permitiendo registrar compras y actualizar inventarios.

El proceso inicia cuando el vendedor escanea o selecciona un producto en el sistema. De inmediato, el software para Punto de Venta calcula el total de la compra, incluyendo impuestos y descuentos aplicables.

Luego de que el cliente pagó y la transacción se completó, el sistema actualiza automáticamente el inventario, generando el comprobante de compra y almacenando la información en una base de datos.

Si el sistema de Punto de Venta está en la Nube, los registros se sincronizan en tiempo real para actualizar la información de existencias en todos los inventarios registrados. Además, algunos softwares ofrecen integración con contabilidad electrónica, como la herramienta de CAJA de Siigo Aspel, que se integra con COI, para generar pólizas de ingresos, movimientos del inventario y ventas.

 

 

Ahora, algunas funciones generales que puedes encontrar en un Punto de Venta (POS), son:

 

• Administración de las operaciones

Un sistema POS permite gestionar todas las transacciones comerciales, desde el registro de ventas y control de inventarios, hasta el seguimiento de pedidos.

 

• Captura ágil

Con un software para Punto de Venta, los productos o servicios se registran de manera rápida y precisa con códigos de barras, pantallas táctiles o listas preconfiguradas.

 

• Emisión de facturas y notas de venta

Permite la generación automática de facturas electrónicas y notas de venta, cumpliendo con las regulaciones fiscales.

 

• Gestión de diferentes formas de pago

Admiten múltiples métodos de pago, incluyendo efectivo, tarjetas, transferencias o pagos digitales, incluyendo los cobros CoDi.

 

• Generación de reportes

Se pueden obtener reportes detallados sobre ventas, inventarios, comisiones por vendedor, entre otros, para analizar tendencias y comportamientos por tiendas, productos, horarios, etc.

 

Componentes de un sistema de Punto de Venta

 

Los sistemas POS se componen por dos elementos principales: hardware y software.

 

Hardware

Incluye los dispositivos físicos necesarios para registrar y procesar las ventas, como:

 

• Terminal de venta (computadora, tablet o caja registradora).
  
  
• Escáner de código de barras.
  
  
• Lector de tarjetas bancarias.
  
  
• Impresora de tickets.

 

Software para Punto de Venta

El programa para Punto de Venta que es la herramienta digital o plataforma que se encarga de llevar el registro de productos, el cálculo del cobro, la generación de facturas y notas, entre las demás funciones que ofrezca el software POS.

 

 

Tipos de Puntos de Venta

 

En el mercado existen diferentes tipos de Puntos de Venta, cada uno diseñado para adaptarse a las necesidades de distintos negocios. La elección depende del tipo de empresa, el volumen de transacciones y los requisitos operativos.

 

• Sistemas tradicionales

Son sistemas Punto de Venta que están instalados en computadoras o terminales locales dentro del negocio. Funcionan sin necesidad de conexión a internet y suelen ser usados en tiendas físicas con alto volumen de ventas. Un ejemplo de este tipo de software es CAJA, permitiendo gestionar ventas, inventarios y facturación de manera eficiente.

 

• Punto de Venta en la Nube

Funcionan a través de internet, permitiendo gestionar ventas, inventarios y reportes desde cualquier dispositivo con acceso a la red, que facilita la administración del negocio desde cualquier lugar. Son ideales para negocios que necesitan flexibilidad y la facilidad de integrarlo con otros sistemas, como plataformas de e-commerce o de contabilidad.

 

• POS móvil

Un software para Punto de Venta móvil es una aplicación diseñada para operar en tabletas o teléfonos inteligentes, como ADM Tienda, brindando la posibilidad de procesar pagos y registrar ventas en cualquier ubicación. Es un tipo de POS comúnmente usado por negocios que requieren movilidad.

 

• Sistema Punto de Venta especializado

Son programas diseñados para industrias específicas, como restaurantes, hoteles o centros de salud que requieren funciones adaptadas a sus necesidades, como la gestión de comandas en restaurantes o la administración de reservas en hoteles.

 

Ventajas de incorporar un Sistema Punto de Venta

 

Implementar un sistema Punto de Venta (POS) ofrece múltiples beneficios, como:

 

• Gestión sencilla de inventario

La administración del inventario se vuelve un trabajo sencillo gracias a la actualización automática de salidas y los procesos eficaces para el registro de entradas, sea por medio de la importación de archivos Excel o escaneando los códigos de barras de los productos.

Esto permite tener al día las cantidades existentes para prevenir un desabasto o realizar estrategias para impulsar la venta de stock relegado.

 

• Registros de actividad

Permiten llevar un registro de los movimientos en el negocio, manteniendo una bitácora de información, sobre entradas, salidas, ventas por sucursal y vendedor, entre otros, para la generación de reportes. De esta manera se pueden realizar análisis de comportamiento, desempeño y otros indicadores para tomar decisiones estratégicas.

 

• Centralización de información

Simplifican el manejo de información entre sucursales al mantener una base de datos unificada, para una visión panorámica del movimiento entre diversas tiendas y tener un mejor control.

 

• Manejo seguro de datos

Aseguran el resguardo seguro de información con asignación de roles y permisos para los usuarios, manteniendo el control riguroso de algunas funciones del sistema, como precios o cancelación de notas.

 

¿Qué tipo de negocios requieren incorporar un Sistema de Punto de Venta?

Los softwares para Punto de Venta son herramientas esenciales para una gran variedad de negocios, desde pequeñas tiendas hasta grandes cadenas comerciales. Contar con un sistema POS es principalmente beneficioso para sectores como:

 

 

• Tiendas minoristas y supermercados

Son negocios que requieren un programa para Punto de Venta que agilice el cobro de productos, administre inventarios y permita realizar cortes de caja precisos.

 

• Restaurantes y cafeterías

En la industria gastronómica, un Punto de Venta especializado permite gestionar los pedidos, dividir cuentas y controlar los ingredientes del inventario, además de que ayuda a registrar las ventas por mesas o zonas, mejorando la organización del establecimiento.

 

• Tiendas de conveniencia y farmacias

Estos negocios requieren la implementación de un sistema POS para registrar las ventas, aplicar promociones y gestionar los diferentes métodos de pago de forma eficiente.

 

• Negocios con venta en línea y física (omnicanal)

Las empresas que operan tanto en tiendas físicas como en e-commerce necesitan un software para Punto de Venta que sincronice inventarios y ventas en todos sus canales para evitar errores en stock y mejorar la gestión de pedidos.

 

• Comercios móviles (bazares, ferias, etc.)

Aquellos emprendimientos errantes requieren un sistema POS móvil, como una aplicación en tableta o teléfono inteligente, para registrar las ventas en cualquier lugar y aceptar pagos digitales de manera segura.

 

 

Conoce los Sistemas Punto de Venta de Siigo|Aspel

 

Siigo Aspel te ofrece soluciones tecnológicas especializadas para optimizar la gestión de negocios, incluyendo programas para Punto de Venta, diseñados para adaptarse a las necesidades de cada empresa y brindar eficiencia, seguridad y cumplimiento fiscal.

 

• CAJA

Nuestro software POS CAJA permite registrar ventas, administrar inventarios y emitir CFDI 4.0 desde un equipo de cómputo. Es ideal para negocios que requieren estabilidad y un sistema confiable que funcione sin depender de internet. Además, facilita el control de cortes de caja y reportes de ingresos, en conjunto con muchas otras funciones diseñadas para optimizar la administración del negocio.

 

• ADM Tienda

ADM Tienda es un sistema Punto de Venta complementario a ADM, nuestra solución administrativa en la Nube para negocios que buscan movilidad y acceso remoto. A través de ADM Tienda se pueden gestionar ventas, clientes e inventarios desde la App móvil, teniendo como valor agregado todas las funciones que ofrece ADM.